Algunas ideas para mejorar la gestión

Ruben Parodi* - El propósito de este artículo es poner a consideración de quienes dirigen pymes y también organismos públicos, un conjunto de ideas para mejorar la gestión y, consecuentemente, optimizar los resultados que deseen alcanzar.
Habitualmente no se le presta la debida atención a la gestión y su impacto en los resultados de la organización que se trate, incluyendo los efectos en la sociedad en que se desenvuelven. En la actualidad una buena gestión establece la diferencia, en ambos sentidos.
En primer lugar hay que hacer una breve referencia a la productividad en las organizaciones.
Este concepto es el resultado de un cociente que relaciona lo obtenido con los recursos empleados para lograrlo; es decir, lo que sale y lo que ingresa en un proceso. Surge, a primera vista, que este resultado debería tender a ser el mayor posible; esa es la idea aceptada e implementada habitualmente.
La productividad es un concepto superado porque es limitado. Aparece entonces el enfoque de calidad que, cualitativamente, resulta más apropiado al contexto socioeconómico actual. La diferencia entre uno y otro es sustancial: el objetivo de la productividad es maximizarla en tanto a la calidad se procura optimizarla, mejorando continuamente; el primer concepto parte de un razonamiento causa-efecto y el segundo de una perspectiva sistémica.
En consecuencia, la productividad puede maximizarse a costa de la calidad; es decir de su deterioro, ya que pone su acento en la cantidad. En cambio, la calidad contiene a la productividad.
El siguiente razonamiento aclara acabadamente lo que se viene explicitando: al mejorar la calidad mejora siempre la productividad, debido a que no hay errores, se emplean correctamente los materiales, el tiempo máquina, el cerebro y la mano de obra, se logra (en las empresas) un posicionamiento creciente en el mercado al tener la posibilidad de fijar precios más bajos con mejor calidad, el negocio es sustentable, se mantienen y crean nuevos empleos....
El efecto en las organizaciones públicas es que mejoran los productos y servicios que se suministran a los usuarios a un menor costo, y de esa manera contribuyen con las empresas para que sean más competitivas y creen más trabajo, debido a que no le transfieren costos improductivos, que habitualmente, se canalizan a través de mayores impuestos...

Efectos en las pymes.
Las empresas de nuestra provincia no compiten con sus similares radicadas en otras jurisdicciones, en caso que aborden esos mercados. Lo que compite es el modelo de gestión empleado.
También el municipio, mediante los servicios que presta; el sistema logístico e impositivo provincial; la calidad de la administración del Estado provincial; el sistema educativo; la cooperativa que suministra la energía etcétera, a través de una determinada empresa.
La competitividad es un tema complejo y requiere analizarla con una visión sistémica.
Como síntesis de todo lo expuesto, surge que el modelo de gestión a adoptar por quienes tienen la responsabilidad de dirigir o realizan funciones gerenciales, en la actividad privada o pública, es centrarse y poner énfasis en la mejora continua de la calidad; consecuentemente en la gestión para lograrla, no tanto en el equipamiento y recursos financieros.
El desafío es mejorar con lo que ya se cuenta; es el camino más largo pero el más seguro. De poco valdría tener la mejor tecnología dura si la gestión es equivocada.

Revisión de los procesos.
De lo expresado surge la pregunta: ¿cómo mejorar continuamente la calidad?
La respuesta es haciendo lo propio con los procesos; es decir revisando minuciosamente todas las tareas y actividades que los componen.
Para mejorar procesos inicialmente, aunque parezca extraño, es determinar si el proceso bajo análisis debe existir y si se justifica, con evidencias objetivas, tal y como está funcionando.
Resulta apropiado tener un orden para analizar procesos y esto implica hacer un mapa del proceso (sus límites, insumos, normas, resultados, equipamiento, colaboradores calificación y motivación, etcétera), incluye establecer mediciones precisas, definiendo de ese modo de qué se está hablando.
Esta línea de trabajo contiene tres ideas centrales: definir, medir y analizar el proceso como está operando. Seguidamente, se establecen objetivos de mejora en función de los requerimientos del cliente interno o externo (en términos de calidad, cantidad, oportunidad, costo, etcétera). Esta etapa debe concluir con la nueva norma o procedimiento a realizar. Posteriormente, luego de la puesta en práctica, se realizan las mediciones que fueron previstas para verificar el desempeño del proceso rediseñado, y poder determinar con certeza si es necesario efectuar algún ajuste.
Para realizar una revisión de las actividades, tareas y microtareas, es preciso analizar si agregan o no valor al producto o servicios, intermedios y finales del proceso. Con este propósito es útil efectuar una breve referencia a ciertos desperdicios que pueden verificarse: exceso de traslados, demoras, obstrucciones, movimientos, existencias o productos terminados, defectos, reprocesos, controles. Posteriormente corresponde estudiar la o las razones por las cuales se producen. Por ejemplo, las demoras pueden ser el efecto de una falta de mantenimiento preventivo en el equipamiento.
En la próxima nota se tratará el concepto y la técnica asociada a la mejora continua y en la subsiguiente a la técnica denominada "5 S".
*Rubén Parodi es autor del libro "Gestión de la Calidad Total -para pymes y organismos públicos, principios-valores-herramientas", editado en el año 2015.